Hyperspacesで複数の仕事を効率良く管理する
9月 17th, 2009
今週から始めた、業務環境とワークフローの見直しがようやく機能しだした。
Mac OS Xの「Spaces」という仮想デスクトップ機能を使って、業務ごと、もしくは案件ごとに仮想デスクトップ（操作スペース）を切り替えるようにしている。
操作スペースごとに、その仕事用のSafari、Firefox、Mail、Finderのウィンドウを立ち上げておく。
別の仕事をするときは、操作スペースごと切り替える。
A社の仕事をしていて、B社から電話があって調べて回答するとき、FInderやMailやSafariで新しいウィンドウを開いたり、別のフォルダに移動してしまうと、割り込み仕事が終わったあとに、元の作業にうまく戻れなくて手間取ることが多かった。
また、複数の関係ないウィンドウが開いていると、目の前の仕事に集中しにくい。
これが、Spacesの活用で解決した。
仕事ごとに操作スペースを切り替えるということは、仕事ごとに専用のマシンを使っている感覚で、思いの外仕事に集中できる。
ただ、Mac OS XのデフォルトのSpacesは、作成した操作スペースに名前を付けることができない。数が増えてくると、どこで何の仕事をしていたのかわからなくなってしまう。
そこで、シェアウェア（12.95ドル）のHyperspacesを導入した。各操作スペースに名前（ラベル）を付けて、メニューバーからラベル名で選んで切り替えたり、バックグラウンドにラベルを表示したり、操作スペース毎にバックグラウンドの色や画像を変えることができる。特定の操作スペースへ瞬時に移動するためのショートカットキーも設定できる。
もうひとつの工夫は、アプリケーションの割り当てだ。これはデフォルトのSpacesのほうの機能で、アプリケーションと操作スペースの関係を固定できる。「ToDo」というデスクトップには、OmniFocusとiCalを、「Blog」にはectoを、「iTunes/iPhoto」にはその名の通りiTunesとiPhotoを、「TweetDeck」にはTweetDeckを画面いっぱいに広げて、割り当てておく。
逆に、Mail、Safari、Firefox、Evernote、Mac OS X付属の「辞書」など、どんな仕事でも使うアプリは「すべての操作スペース」を指定しておく。Mailは、案件毎にスマートフォルダを作成し、各操作スペース毎にビューワウィンドウを開いて、その仕事用のスマートフォルダを開く。FinderやSafariも、その仕事用のウィンドウを開く。
これで、その仕事専用の環境が整った。ある仕事中に、急に急ぎの案件など割り込みが入っても、スムーズに元の仕事に戻れる。
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カテゴリー: Mac OS X
なるほど、案件ごとにSpacesで分けるのはいいですね。
将来はバックグラウンドで流れる音楽も切り替わったりしないかな。
私も早速やってみます。でも再起動したら全て片付いちゃいますね、、、
tomonoriさん、コメントありがとうございます。
>でも再起動したら全て片付いちゃいますね、、、
そうなんですよ。ただ、作業スペースを固定しているiCalとOmniFocusは再起動すると、元の画面配置に戻ります。
あと、AppleScriptで、仕事関係のアプリを一気に起動するスクリプトも使っています。これも、起動時間で思考が中断しなくて良いです。